Genel Açıklama

İşbu Yönerge Uşak Üniversitesi (“Üniversite”) tarafından kabul edilecek ilgili kişi başvurularının usul ve esaslarını belirleme, başvuruları cevaplandırma ve KVKK’ya itiraz yolları konusunda hasıl olan bilgi ihtiyacının giderilmesi adına hazırlanmıştır.

Kişisel veri işleme, KVKK m.3/1-e’de “kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak ifade edilmiştir.

İlgili kişi ise Kanunda “kişisel verisi işlenen gerçek kişi” şeklinde tanımlanmıştır:⁠

Üniversite adına kişisel verişi işlenen ilgili kişiler Kanun kapsamında aşağıdaki haklara sahiptir;

Kanunun 11. maddesi çerçevesinde ilgili kişi her zaman veri sorumlusuna başvurarak kendisi ile ilgili;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Başvuruda Uyulacak Usul Ve Esaslar

Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, veri sorumlusuna başvuru hakkına sahiptir. İlgili kişiler, başvurularını Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilir.

İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Üniversite’ye iletir.

Başvuruda;

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu,

bulunması zorunludur.

Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

Yazılı başvurularda, Üniversite’ye veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir.

Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.

Başvuruya Cevap 

Üniversite bu Tebliğ kapsamında ilgili kişi tarafından yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.

Üniversite, başvuruyu kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder. Ayrıca cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.

Cevap yazısının;

a) Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri,

b) Başvuru sahibinin; adı ve soyadını, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,

c) Talep konusunu,

ç) Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamalarını,

içermesi zorunludur.

Üniversite başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, 7 nci maddede belirtilen ücret alınabilir. Başvurunun, veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

İlgili kişinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, Üniversite tarafından talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.

Ücret

İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir.

Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

KVKK Tarafından Uygulanacak Yaptırımlarına Karşı İtiraz Yolları

Kurul Karar Mekanizmasının İşleyişi

KVKK sadece ilgili kişiler tarafından yapılacak başvurular üzerine inceleme başlatmayıp, ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen, görev alanına giren konularda gerekli incelemeyi yapmak zorundadır.

Şikâyet üzerine Kurul, talebi inceleyerek ilgililere bir cevap vermektedir. Kurul, şikâyet tarihinden itibaren 60 gün içinde cevap verilmezse talep reddedilmiş sayılmaktadır (zımni red usulü).

Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin varlığının anlaşılması hâlinde Kurul, tespit ettiği hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vermekte ve kararı ilgililere tebliğ etmektedir. İlgililer, karar gereğini tebliğden itibaren gecikmeksizin ve en geç 30 gün içinde yerine getirilmek zorundadır. Şayet veri sorumlusu bu kararda hüküm altına alınan yaptırımları süresi içinde yerine getirmezse, Kurul tarafından idari para cezasına çarptırılmaktadır. Kurul söz konusu kararıyla aynı zamanda (para cezasına ek olarak) idari yaptırım kararları da verebilmektedir.

İtiraz Yolları

Olası bir durumda Üniversite için uygulanacak bir cezaya ilişkin; ilgili idari para cezasının tebliğinden itibaren 15 gün içerisinde yetkili Sulh Ceza Hâkimliği (“SCH”)’ne itiraz edilme olanağı vardır.

5326 sayılı Kabahatler Kanunu, 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu’na atıf yapmakta olup, (tıpkı bir suçun işlenmesine izlenen yol gibi) kabahatin işlendiği yer SCH yetkili kılınmıştır.

Kurul’un idari yaptırım kararı verme yetkisini kullanması üzere görevli mahkeme idari yargıda idare mahkemesi olmaktadır. Üniversite idarenin her türlü eylem ve işlemlerine yargı yolu açık olduğundan İdare Mahkemelerine itirazda bulunabilecektir.

Üniversite bünyesinde görevli personeller için verilecek bir disiplin soruşturmasında da görevli mahkeme İdare Mahkemesidir. İlgili personel Ddisiplin amirleri ve disiplin kurulları tarafından verilen disiplin cezalarına karşı itiraz etmeden de 60 (altmış) gün içinde idari yargı yoluna başvurulabilir.